Il software per raccolta documenti, compilazione di questionari, distribuzione e firma di file, valutazione dei fornitori e tante altre cose.
Permette di:
- Utilizzare il modulo di raccolta dati per definire un set di documenti da richiedere (DURC, Attestati…) e indirizzare la richiesta ad una serie di soggetti esterni.
- Utilizzare il generatore di moduli per disegnare questionari o altre form di raccolta dati e distribuirle via mail. Il contenuto popolerà un database da cui estrarre statistiche, report personalizzati PDF, fogli in Excel…
- Utilizzare il modulo di mailing e raccolta firme per distribuire documenti, raccogliere consensi e firme elettroniche.
I principali benefici:
- Il software può essere configurato e personalizzato nel modo indicato dagli utenti.
- Il servizio d’assistenza può seguire il cliente dagli aspetti tecnici a quelli consulenziali.
- Il materiale raccolto viene memorizzato e organizzato in TenX. Ad esempio, le visure camerali saranno “allegate” all’azienda e classificate come tali.
- Informatizzare il controllo delle scadenze: chi carica un documento ne indica la data, il software calcola la scadenza in base al tipo del documento e la tiene sotto controllo. Le date indicate dai fornitori possono venire facilmente controllate e modificate.
- Sollecitare in modo automatizzato: il software spedisce solleciti a chi non ha compilato un modulo, a chi non ha ancora scaricato o firmato un file e a chi non invia i documenti richiesti. Il tutto in modo mirato o massivo.
Alcune funzioni ed esempi di utilizzo:
- Adempiere in modo oggettivo e rigoroso a quanto previsto dai sistemi di gestione, sicurezza sul lavoro, privacy, qualifica fornitori…
- Inviare documenti di cui occorre la fotocopia firmata in tempi brevi.
- Individuare immediatamente chi deve ancora caricare i file e sollecitarlo.
- Creare liste diverse per sistemi e adempimenti diversi.
- Utilizzare la base dati di TenX come punto di partenza per classificare ordinatamente i documenti.
- Fornire ai terzi interessati un sistema semplice e condiviso per caricare i file.
- Conoscere facilmente le date di sollecito e di caricamento.
- Chiedere a chi carica i file di indicare in un’apposita casella la data di inizio validità di un documento, ma essere comunque liberi di verificarla da TenX e di reimpostarla.
- Progettare in autonomia moduli di raccolta dati, distribuirli e conservare tutto in un database (valutazione fornitori, pre requisiti appalti, moduli reclami…).
- Sfruttare un database documentale integrato con tutte le funzioni per l’utilizzo dei documenti all’interno dell’azienda a partire da TenX.
- Simulare l’accesso da TenX come se fossi il fornitore esterno, verificando immediatamente quello che vede e svolgere alcune funzioni al suo posto.
- Inviare i documenti non come allegati ma con un sistema di lettura formalizzato. In pratica, dalla mail di invito si accede a TenX per lo scaricamento che viene memorizzato in un registro non alterabile.
- Funzioni di raccolta di firme elettroniche associate a messaggi di approvazioni e opzioni di sottoscrizione ad esempio per esprimere diversi consensi al trattamento dati.