Whistleblowing facile

La soluzione giusta per la tua azienda

Cos’è il Whistleblowing?

Il whistleblowing, ovvero la segnalazione di illeciti, è un mezzo per denunciare comportamenti scorretti o illegali che potrebbero verificarsi in un’azienda. Questa pratica può riguardare diverse situazioni, come frodi, corruzione, abusi, violazioni di leggi o regolamenti e molto altro ancora.

La possibilità di presentare segnalazioni non riguarda solo i lavoratori dipendenti, ma anche ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti, volontari, tirocinanti, azionisti e stakeholder.

Perché riguarda la mia azienda?

A partire dal 2023, molte aziende dovranno dotarsi di una piattaforma di segnalazione sicura, che protegga l’identità di chi denuncia e che sia affidabile e trasparente sul trattamento di queste stesse segnalazioni.

In particolare:

30 marzo 2023: Entrata in vigore del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019

15 luglio 2023: Data entro la quale le imprese con 250 o più dipendenti devono adottare le disposizioni del decreto.

17 dicembre 2023: Scadenza per le aziende che hanno impiegato tra i 50 e i 249 dipendenti nell’ultimo anno.

17 dicembre 2023: Scadenza per le aziende che offrano servizi finanziari o si siano dotate di Modello Organizzativo D.Lgs 231/2001, senza limiti dimensionali.

Tutto questo, concretamente, cosa significa?

Il fatto che un’azienda renda possibile segnalare un illecito tramite un suo canale è un fatto importante e ricco di implicazioni. Non basta offrire la possibilità di denunciare, ma è indispensabile trattare e conservare le segnalazioni con adeguate procedure.

Fortunatamente, basta fare attenzione ad alcune semplici cose per essere al sicuro dal sospetto di condotte opache o negligenti.

Il canale deve essere facilmente accessibile e utilizzabile

Ho visto comparire in alcune aziende delle cassette postali

Cassette di metallo in luoghi remoti, di cui nessuno conosce l’esistenza o belle scatole di legno che si trovano davanti a tutti non sono la scelta ideale per istituire un canale di segnalazione degli illeciti.
Un biglietto di carta in una cassetta non dà nessuna garanzia di riservatezza. Anche nel caso in cui l’azienda si fosse dotata di procedure estremamente rigorose sulla gestione dei “bigliettini”, quale sensazione di rigore e serietà darebbe a chi deva fare una segnalazione? Che strada prenderebbe il “pezzo di carta”, che garanzie ci sono che sarebbe tracciato, gestito e non cestinato?

Perché un indirizzo di posta elettronica non basta?

Gli interessati conoscono realmente l’indirizzo di posta corretto? Un indirizzo di posta elettronica comunicato “una volta, un paio d’anni fa” con una circolare non basta.

Come partono i messaggi? È stato spiegato che non è il caso di usare la mail aziendale? L’uso della e-mail per la segnalazione di illeciti necessita di un minimo di formazione.

Chi riceve i messaggi? Siamo sicuri che verranno trattati correttamente? Che non si perderanno? Una mail non dà molte garanzie. Potrebbe semplicemente finire nello spam o venire accantonata da chi non ha tempo di leggerla. Se poi viene gestita, che traccia rimane in azienda di questa gestione? Un reato può impiegare anni a manifestarsi, senza parlare dei tempi di un processo.

Basterebbe una pagina

La soluzione migliore è quella di mettere un link sul sito aziendale che porti ad una pagina dedicata alla segnalazione degli illeciti. Il link potrebbe essere messo vicino alla pagina che tratta della privacy o dei dati anagrafici. Seguire un link è alla portata di tutti e rende realmente facile l’accesso al modulo dedicato alle segnalazioni. Il software prende nota di tutto, avvisa i soggetti interessati e mantiene in linea le informazioni controllando gli accessi. Inoltre, un sistema accurato e moderno contribuisce positivamente all’immagine aziendale.

A questo si può aggiungere un QR Code affisso in luoghi scelti con buon senso o sulla corrispondenza. Chi lo inquadra con il cellulare, si troverà direttamente a compilare la segnalazione.

Garantire il monitoraggio e la gestione delle segnalazioni

Un sito gestito da terzi, magari su una piattaforma solida, dà garanzie sulla gestione e sul monitoraggio. Appoggiarsi ad un vero processo di gestione delle segnalazioni ci garantisce che nulla potrebbe venire cancellato o dimenticato. Il software ci costringerà a seguire un serie di passi obbligati, sapendo sempre a che punto siamo rimasti.

Quando il trattamento della segnalazione è stato completato, tutto rimane memorizzato con i relativi allegati a disposizione di eventuali ricerche future.

Una caratteristica fondamentale del trattamento delle segnalazioni è la capacità di produrre la documentazione su quanto è avvenuto e su cosa è successo quando l’azienda ha ricevuto la segnalazione di un illecito che la riguardava. Nessuno desidera trovarsi a dimostrare che la carenza di monitoraggio non è stata dovuta a connivenza e trascuratezza.

Questo è un esempio delle fasi che dovrebbe attraversare una segnalazione:

  1. In lavorazione: la segnalazione è stata ricevuta dal sistema, ma il soggetto che dovrà gestirla non se n’è ancora occupato.
  2. In carico: il responsabile sta lavorando sulla segnalazione.
  3. Respinta: la segnalazione, a seguito di verifica da parte del responsabile, non è stata ritenuta idonea e viene archiviata.
  4. Conclusa: la segnalazione idonea ha terminato il suo iter e il relativo feedback è stato fornito al segnalante. La conclusione dovrebbe riportare le azioni che l’azienda si prepara ad intraprendere.

TenX fa esattamente queste cose

La gestione dei processi di TenX permette di offrire un sistema di gestione delle segnalazioni rapida ed efficace. La schermata di inserimento iniziale può essere facilmente personalizzata e i passi del processo di trattamento sono adattabili alla struttura aziendale. Lo stesso vale per le segnalazioni da inviare ai vari responsabili.

Perché proprio con Exadata?

I motivi per preferire Exadata:

  • Analisi preliminare: discutiamo assieme della norma, di come metterla in pratica e di come strutturare al meglio il software.
  • Contatto diretto e personale: nessun video di autoapprendimento, nessun tutorial… Rispondiamo alle vostre domande, ascoltiamo le vostre obbiezioni e ci occupiamo di metterlo in pratica.
  • Struttura del processo sulle esigenze aziendali: i dati richiesti, i passi seguiti, i soggetti coinvolti sono specifici di ogni azienda. Con Exadata avrete la gestione delle segnalazioni migliore e personalizzata per voi.

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