Non tutti gli archivi documentali sono uguali. La ragioni del successo di un progetto partono da questi punti:
L’archivio deve essere alimentato in modo efficiente
Occorre esperienza da parte di chi fa l’analisi, creatività nel trovare soluzioni efficaci e soprattutto la capacità di produrre software e interfacce su misura.
Ad esempio, si potrà importare massivamente i file da altri sistemi, oppure andarli a chiedere a chi già li detiene (clienti, appaltatori…). 
Sottovalutare l’aspetto del popolamento dell’archivio documentale porta all’esplosione di costi occulti (il tempo perso a caricare dati) fino a mettere a rischio il successo del progetto.
Mai dimenticarsi che un’azienda si basa su processi
Con il software di Exadata si realizzano percorsi su misura. I documenti possono essere approvati, inoltrati secondo regole, integrati per step successivi.
Si tratta di un vero e proprio arsenale di possibilità che permettono di definire i processi documentali.
Ci occupiamo anche della distribuzione
Non basta che un archivio documentale sia ricercabile. Exadata offre molto di più: i documenti si possono distribuire con metodi sicuri e avere anche certezza che siano stati aperti. Inoltre, potrete anche farli firmare elettronicamente, raccogliere consensi…
Andiamo a tempo
Se pensate che basti chiedere alle persone di ricordarsi di archiviare i file alla fine del mese o dell’anno, significa che amate il rischio. Exadata preferisce dare regole e promuovere la chiarezza: con i nostri software si calendarizzano le attività e si sollecita via e-mail a caricare i documenti che mancano. In pratica, con la frequenza decisa una volta per tutte, si pretende che i documenti vengano memorizzati e classificati nel modo giusto dalle persone precisamente incaricate di farlo.
I documenti, a volte, scadono
Non sono solo gli alimenti a scadere, anche i documenti a volte lo fanno e quando succede bisogna sostituirli. Il software di Exadata controlla tutti i giorni che cosa succede e avvisa via e-mail con messaggi riepilogativi mirati. Basta con le visure scadute, gli attestati della formazione di 10 anni fa e i documenti d’identità inutilizzabili.
Basta con le fotografie dei PDF
Vi sarà capitato di ricevere un PDF via e-mail, stamparlo, scriverci sopra e restituirlo. Con Exadata potete superare tanta obsolescenza.
In primo luogo: il PDF scritto a mano, che fine fa? C’è un povero impiegato e lo raccoglie, lo archivia, lo carica a mano in un database? Se è così, chi paga uno spreco di tempo del genere?
Il gestore documentale di Exadata vi permette di disegnare i moduli, spedirli e raccoglierli automaticamente in un database normalizzato. I campi compilati, finiranno in un vero database da cui sarà possibile produrre fogli Excel, statistiche in PDF e molto altro. Ovviamente, tutto firmabile elettronicamente.
Non è pensabile che basti dotarsi di un software che si limiti a ricevere files per renderli “ricercabili”.
In primo luogo, bisogna chiedersi come si alimenta l’archivio. Se devo fare affidamento sulla buona volontà e sulla memoria dei singoli, il progetto probabilmente fallirà o avrà costi occulti esorbitanti, con personale dedicato a fare upload e scansioni.
